Algemene Huurvoorwaarden
1 Begripsbepalingen
1.1 Verhuurder: de Stichting Instandhouding Sint Jacobskerk Vlissingen, voor deze de Evenementencommissie Sint Jacobskerk Vlissingen.
1.2 Huurder: de gebruiker van het Kerkgebouw met wie Verhuurder een huurovereenkomst heeft gesloten.
1.3 Kerkgebouw: alle ruimten van de Sint Jacobskerk, waaronder de eigenlijke kerk, consistorie, noord- en zuidgalerij en bovenverdieping naastgelegen kerkkantoor.
1.4 Huurovereenkomst: de schriftelijk vastgelegde en ondertekende afspraken over het gebruik van het Kerkgebouw voor een bepaald Evenement, zoals tussen Huurder en Verhuurder overeengekomen.
1.5 Evenement: gebeurtenis zoals een muziekuitvoering, repetitie, lezing, presentatie, modeshow, tentoonstelling, symposium, ontvangst, herdenking of een andere bijeenkomst, met uitzondering van kerkelijke huwelijken en uitvaarten die door de Protestantse Gemeente Vlissingen worden verzorgd.
1.6 Contactpersoon Verhuur: degene die namens Verhuurder inlichtingen verschaft over verhuurmogelijkheden en de Huurovereenkomst aangaat.
1.7 Algemeen Coördinator: degene die Verhuurder vertegenwoordigt bij de uitvoering van de overeenkomst.
1.8 Draaiboekmaker: degene die in samenspraak met Huurder het draaiboek voor uitvoering van de overeenkomst opstelt.
1.9 Draaiboek: Schematisch weergave van tijden, werkzaamheden, afspraken en technische aanwijzingen en voorts de vermelding van de te gebruiken ruimten van het Kerkgebouw, de contactpersonen namens Huurder en Verhuurder, ingehuurde externen en de door Verhuurder aangewezen personen voor inrichting en gebruik van overeengekomen faciliteiten.
2. Algemeen
2.1 De huurder is gebonden aan deze Algemene Voorwaarden en heeft in de huurovereenkomst verklaard daarmee akkoord te gaan. De Algemene Voorwaarden kunnen op de website www.sintjacobskerk.nl worden ingezien en worden op verzoek toegezonden.
2.2 Huurder zal het Kerkgebouw uitsluitend gebruiken voor het overeengekomen doel.
2.3 Huurder houdt rekening met de aard van het gehuurde en respecteert het religieuze karakter daarvan. Bij twijfel over de vraag of het te houden Evenement voldoende passend is binnen de door de Protestantse Gemeente Vlissingen te stellen normen, beslist Verhuurder.
2.4 Onderverhuring van het Kerkgebouw, noch onderdelen daarvan en al dan niet tegen betaling, door Huurder aan derden is niet toegestaan.
2.5 Reservering van het Kerkgebouw dient bij voorkeur te geschieden via de reserveringsmodule op de website www.sintjacobskerk.nl, waarna de Contactpersoon Verhuur contact opneemt voor afspraken over de verdere procedure.
3. De Huurovereenkomst
3.1 De Huurovereenkomst wordt aangegaan door wederzijdse ondertekening van de Huurovereenkomst. De Huurovereenkomst vermeldt in een bijlage onder meer de te huren diensten, faciliteiten, tijden, prijzen en eventueel nadere voorwaarden. Huurovereenkomst en bijlage vormen één geheel.
3.2 De Huurovereenkomst dient uiterlijk zes weken voor de geplande huurperiode van het Evenement door Huurder en Verhuurder te zijn ondertekend. Deze uiterste termijn is van belang voor de tijdige roosterindeling van vrijwilligers en het opstellen van het Draaiboek.
3.3 Minimaal zes weken voor aanvang van de huurperiode dient Verhuurder, en namens deze de Contactpersoon Verhuur, door Huurder geïnformeerd te zijn over de te gebruiken ruimten, diensten en faciliteiten tijdens het Evenement. De Contactpersoon Verhuur schakelt daarop de betreffende Draaiboekmaker in.
3.4 In vervolg op het in 3.3 bepaalde en in het belang van een goede uitvoering van de Huurovereenkomst, neemt de Draaiboekmaker zo vroeg mogelijk contact op met Huurder, teneinde nadere afspraken te maken over onder andere inrichting, extra werkzaamheden, (in) te huren muziekinstrumenten, catering en tijdsindeling.
3.5 Extra werkzaamheden zoals hiervoor bedoeld en in de artikelen 7.5 t/m 7.7 worden in de overeenkomst c.q. bijlage aangegeven met vermelding van de prijs of een indicatie daarvan.
3.6 Gelet op de doelstelling van Verhuurder, namelijk het mede in stand houden van het historische Kerkgebouw van de Sint Jacobskerk, is het schenken van drankjes in de pauze en na afloop van het Evenement vast onderdeel van de uitvoering door Verhuurder. Indien Huurder hiervan geen gebruik wenst te maken, wordt dit in de Huurovereenkomst c.q. bijlage aangegeven met vermelding van het afkoopbedrag.
3.7 Beëindiging van een Huurovereenkomst geschiedt door aangetekende schriftelijke opzegging van één van de partijen aan de andere, met inachtneming van een opzegtermijn van zes (6) maanden en de annuleringsvoorwaarden in artikel 12.
4. Tijden
4.1 Een Evenement kan plaatsvinden op donderdag t/m zaterdag en op de tweede, vierde en in voorkomend geval vijfde zondag van de maand, met uitzondering van Christelijke feest- en gedenkdagen. Op de tweede, vierde en vijfde zondag is de kerk vanaf 12.00 uur beschikbaar. Voor een Evenement op overige (werk)dagen dient toestemming te worden verkregen van de Protestantse Gemeente Vlissingen.
4.2 Voor het boeken van het Kerkgebouw voor een Evenement worden dagdelen gehanteerd:
Morgen : 09.00 – 13.00 uur
Middag : 13.00 – 18.00 uur
Avond : 18.00 – 24.00 uur
Gehele dag : 09.00 – 24.00 uur.
4.3 Het Draaiboek wordt conform deze tijdsindeling ingericht.
4.4 Afbouw van extra voorzieningen als bedoeld in 7.6 en 7.7 dient in de regel voor beëindiging van het betreffende dagdeel te kunnen plaatsvinden. Bij overschrijding worden daarvoor extra kosten in rekening gebracht.
5. Verplichtingen van de huurder
5.1 Huurder verplicht zich te houden aan de normen en afspraken voor gebruik van het Kerkgebouw zoals in deze voorwaarden bepaald.
5.2 Het is niet toegestaan andere eet- of drinkwaren aan te bieden of te nuttigen dan beschikbaar gesteld door de facilitaire dienst van Verhuurder.
5.3 Er worden in het Kerkgebouw geen alcoholhoudende dranken geserveerd, met uitzondering van rode en witte wijn.
5.4. Verkoop van artikelen zoals Cd’s, boeken, ed. vindt uitsluitend plaats na vooraf gevraagde en verkregen toestemming van Verhuurder en onder eventueel nader bepaalde voorwaarden, welke in de huurovereenkomst staan vermeld.
5.5 Het aanbrengen van sponsorreclame is slechts toegestaan na vooraf gevraagde en verkregen toestemming van Verhuurder en onder nader bepaalde voorwaarden, welke in de huurovereenkomst staan vermeld.
5.6 Het aanbrengen van bloemversieringen en planten is slechts toegestaan na vooraf gevraagde en verkregen toestemming en onder nader bepaalde voorwaarden, welke in de huurovereenkomst staan vermeld. Direct na afloop van het Evenement dient Huurder deze versieringen te verwijderen, tenzij anders overeengekomen. Huurder kan Verhuurder verzoeken bloemversieringen te doen aanbrengen door een door hem erkende bloemist of hovenier, waarvoor de gemaakte afspraken met Huurder in de huurovereenkomst worden vermeld.
5.7 Voor elk Evenement gelden de uitgangspunten voor ‘goed gastheerschap’. Dit houdt onder andere in dat bij een verwacht bezoekersaantal minder dan 150 Huurder de afweging maakt of de aanwezigheid van EHBO gewenst is. Bij een verwacht bezoekersaantal van meer dan 150 is Huurder verplicht voor de aanwezigheid van twee gecertificeerde EHBO-ers met aantekening reanimatie en AED-bediening zorg te dragen, tot en met de ‘nadronk’ en met inachtneming van het bepaalde in artikel 9.6. EHBO-ers dienen als zodanig herkenbaar te zijn.
6. Verplichtingen van de verhuurder
6.1 Verhuurder is verplicht de verhuurde ruimte(n) op de overeengekomen dag(en) en tijd(en) schoon aan Huurder ter beschikking te stellen. Het bepaalde in artikel 4.1, 8.1 en 8.2 is onverminderd van toepassing.
6.2 Indien een geval zich voordoet als in artikel 8.1 en 8.2 bedoeld, zal Verhuurder zich inspannen om met Huurder tot een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te komen.
6.3 Namens Verhuurder is op de dag van het Evenement de Algemeen Coördinator als aanspreekpunt aanwezig om de werkzaamheden vanuit Verhuurder in goede banen te leiden.
6.4 Verhuurder neemt maatregelen in verband met de veiligheidsvoorschriften van de brandweer en politie, zoals de bewaking van alle uitgangen en het onverwijld openen daarvan in geval van dreigend gevaar. Verhuurder beschikt over een goedgekeurd ontruimingsplan, waarvan de werking bij de Algemeen Coördinator bekend is. Het ontruimingsplan is bij Verhuurder in te zien.
6.5 In aansluiting op artikel 5.7 draagt Verhuurder zorg voor een ruimte die als EHBO-post dienst kan doen, voor de aanwezigheid van AED-apparatuur en een BHV-koffer volgens de richtlijnen van het Oranje Kruis.
7. Gebruik en inrichting
7.1 Een Evenement wordt gehouden op en rond het podium.
7.2 Huurder huurt het Kerkgebouw in de bestaande basisopstelling, zoals deze is ingericht voor de zondagse eredienst. De artikelen 7.5 t/m 7.7 bieden de mogelijkheid hiervan af te wijken.
7.3 Op voorschrift van de brandweer en rekening houdend met te verlenen service kunnen maximaal 700 bezoekers bij het Evenement worden toegelaten. Wanneer één of beide galerijen als kleedruimte wordt/worden gebruikt, is het maximaal aantal bezoekers 675, respectievelijk 650. In deze maximum aantallen worden de uitvoerenden niet meegerekend. Bij bezoekersaantallen boven 500 dient rekening te worden gehouden met plaatsen die minder goed zicht bieden.
7.4 De bediening van de bestaande elektrische en geluidsapparatuur, de verwarming, verlichting en alle overige in het Kerkgebouw aanwezige apparatuur is uitsluitend voorbehouden aan de door Verhuurder daarvoor aangewezen personen.
7.5 In overleg kunnen wijzigingen in de basisopstelling als bedoeld in 7.2 worden aangebracht. Deze wijzigingen en het na afloop van het Evenement in oorspronkelijke opstelling terugbrengen, worden in opdracht van Verhuurder uitgevoerd door hem daarvoor aangewezen personen.
7.6 Indien op verzoek van Huurder het bestaande podium dient te worden uitgebouwd of een groter podium dient te worden opgebouwd, zal Verhuurder daarvoor een door hem erkende podiumbouwer inschakelen, die deze werkzaamheden professioneel zal uitvoeren en na afloop van het Evenement zal afbouwen.
7.7 Indien Huurder van speciale licht- en geluidsapparatuur gebruik wil maken, kan Verhuurder hiervoor een door hem erkend gespecialiseerd bedrijf inschakelen, dat de werkzaamheden zal uitvoeren en na afloop van het Evenement zal afbouwen. Het is ook mogelijk dat Huurder deze werkzaamheden professioneel laat uitvoeren, zulks in overleg met Verhuurder en met inachtneming van het in artikel 4.4 bepaalde.
7.8 De kansel kan alleen door Huurder worden gebruikt na voorafgaande toestemming van de Algemeen Coördinator.
7.9 Het gebruik van rookmachines is niet toegestaan.
7.10 Voor gebruik van het grootorgel, het kistorgel en het harmonium is de toestemming van de kerkorganist nodig. Voor gebruik van het koororgel is deze toestemming niet nodig.
7.11 In het Kerkgebouw geldt een rookverbod.
7.12 Het is Huurder niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van Verhuurder veranderingen aan of in de gehuurde ruimte(n) aan te brengen of publicaties aan, op, in of rondom het Kerkgebouw aan te brengen.
7.13 Verhuurder heeft het recht om voorwerpen die door of vanwege Huurder dan wel door bezoekers het Kerkgebouw zijn binnengebracht en die naar algemeen geldende normen beledigend of kwetsend zijn of kunnen aanzetten tot haat, zulks ter beoordeling van de Algemeen Coördinator, te laten verwijderen.
7.14 Huurder is gehouden alle personen die namens Verhuurder zijn belast met het toezicht op gebruik en inrichting te allen tijde toegang te verlenen tot alle gehuurde ruimten. Dit geldt ook voor politie, brandweer en andere officiële hulpdiensten, alsmede belastingambtenaren. Hun aanwijzingen dienen door Huurder, zijn medewerkers, alle uitvoerenden en de bezoekers van het Evenement strikt te worden opgevolgd.
7.15 Vanwege de toegankelijkheid voor hulpdiensten als brandweer, ambulance en politie is parkeren in de kerktuin aan de linkerzijde van het pad niet toegestaan. Tijdelijk parkeren in verband met het lossen en laden van instrumenten en dergelijke is mogelijk in overleg met de Algemeen Coördinator. Huurder heeft recht op twee (2) parkeerplaatsen rechts van het pad.
8. Huwelijks- en rouwdiensten
8.1 Huwelijks- en rouwdiensten voor leden van de Protestantse Gemeente Vlissingen behoren tot het kerkelijk gebruik van het Kerkgebouw en hebben voorrang boven een via Verhuurder georganiseerd Evenement. Alleen een niet-kerkelijk Evenement valt onder de verantwoordelijkheid van Verhuurder.
8.2 Een uitvaartdienst voor iemand die geen lid was van de Protestantse Gemeente Vlissingen krijgt voorrang boven een ander niet-kerkelijk Evenement. Artikel 4.1 is van toepassing. In geval van niet te vermijden tijdsoverlap overlegt Verhuurder met Huurder over het inkorten of verschuiven van dagdelen voor de opbouw van faciliteiten of soortgelijke maatregelen.
8.3 Strooibloemen, rijst en/of confetti zijn in en rondom het kerkgebouw niet toegestaan.
9. Aansprakelijkheden
9.1 Verhuurder aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies van of schade aan eigendommen,zoals muziekinstrumenten of apparatuur, van Huurder, uitvoerenden en/of medewerkers inzijn dienst.
9.2 Verhuurder aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies van of schade aan eigendommen van bezoekers.
9.3 Huurder verplicht zich het Kerkgebouw na afloop van het Evenement in goede en opgeruimde staat achter te laten.
9.4 Eventuele schade dient direct bij Verhuurder te worden gemeld. Huurder, uitvoerenden en bezoekers zijn aansprakelijk voor alle geconstateerde schade aan het Kerkgebouw, de inventaris en de omliggende terreinen.
9.5 Bij extra vervuiling zijn de schoonmaakkosten voor rekening van Huurder als ook de eventueel geconstateerde schade aan meubilair of apparatuur van Verhuurder.
9.6 Huurder is op grond van ‘goed gastheerschap’ aansprakelijk voor schade die zijn bezoekers als gevolg van het Evenement kunnen ondervinden en neemt in dit verband zo nodig passende voorzorgsmaatregelen. Daartoe kunnen onder andere de aanwezigheid van EHBO-ers en het controleren van een voor bezoekers aanvaardbaar geluidsniveau behoren. Huurder vrijwaart Verhuurder voor eventuele schadeclaims van bezoekers.
9.7 Huurder is aansprakelijk voor de afdracht van alle auteursrechtelijke en nabuurrechtelijke vergoedingen en vrijwaart Verhuurder voor elke aanspraak uit dien hoofde.
9.8 Bij ordeverstoring in de Kerk is sprake van wanprestatie door Huurder en behoudt Verhuurder zich het recht voor om zonder rechterlijke tussenkomst de Huurovereenkomst te ontbinden, in welk geval Huurder verplicht is op eerste sommatie van de Algemeen Coördinator het gehuurde geheel ontruimd ter beschikking van Verhuurder te stellen.
10. Huurprijzen
10.1 De huurprijzen zijn vermeld in de door Verhuurder vastgestelde tarievenlijst. De tarievenlijst is ook in te zien op de website www.sintjacobskerk.nl .
10.2 Verhuurder is gerechtigd de huurprijzen jaarlijks te wijzigen, tenzij sprake is van een overeenkomst voor onbepaalde tijd. In dat geval worden bij overeenkomst nieuwe prijsafspraken gemaakt. Is reeds een prijs overeengekomen voor een geboekt Evenement, dan wordt deze prijs voor dat Evenement gehandhaafd.
10.3 Reserveringen kunnen bij tussentijdse tariefswijziging kosteloos worden geannuleerd.
10.4 De huurprijzen zijn inclusief schoonmaakkosten. Voor een zeer groot Evenement kan een uitzondering worden gemaakt.
10.5 De energiekosten zijn in de huurprijs inbegrepen.
10.6 De huurprijs is exclusief eventuele kosten van hulpdiensten, publiciteit, leges en dergelijke.
10.7 De huurprijzen voor de niet-kerkelijke huwelijksdiensten en uitvaart- of herdenkings- diensten zijn exclusief de kosten voor de diensten van de koster.
11. Facturering en Betalingstermijnen
11.1 Huurder ontvangt een factuur conform het gestelde in de Huurovereenkomst, aangevuld met bedragen waarvoor nacalculatie geldt, vermeerderd met de verschuldigde BTW.
11.2 Bij het aangaan van de Huurovereenkomst kan Verhuurder bepalen dat het verschuldigde bedrag gedeeltelijk bij vooruitbetaling wordt voldaan.
11.3 De betalingstermijn bedraagt veertien (14) dagen na dagtekening van de factuur.
11.4 Indien de betaaltermijn na een ontvangen eerste herinnering is overschreden, heeft Verhuurder het recht de wettelijke rente en aanvullende administratiekosten in rekening te brengen.
11.5 Indien na een verzonden tweede betalingsherinnering de factuur nog steeds niet is voldaan, zal Verhuurder tot invordering overgaan, al dan niet door derden, waarvan de kosten, zowel de gerechtelijke als buitengerechtelijke, voor rekening van Huurder komen.
12. Annuleringsvoorwaarden
12.1 Gehele of gedeeltelijke annulering dient na mondelinge aankondiging door Huurder bij de Contactpersoon Verhuur schriftelijk te worden bevestigd.
12.2 Indien Huurder tot annulering van de getekende Huurovereenkomst overgaat, dan wel zonder annulering geen of slechts ten dele gebruik maakt van rechten voortvloeiende uit de Huurovereenkomst, verbeurt hij ten behoeve van Verhuurder een schadeloosstelling overeenkomstig het hierna bepaalde:
– 35% van het huurbedrag indien de schriftelijke annulering tussen tien en zes weken voor de begindatum van de huurperiode valt;
– 70% van het huurbedrag indien de schriftelijke annulering tussen zes en vier weken voor de begindatum van de huurperiode valt;
– 100% van het huurbedrag indien de schriftelijke annulering binnen vier weken voor de begindatum van de huurperiode valt.
13. Overmacht
13.1 Huurder en Verhuurder kunnen in verband met de nakoming van de aangegane Huurovereenkomst, dan wel in geval van een zodanig voornemen, zich beroepen op overmacht, indien zij door een niet-toerekenbare onmogelijkheid de Huurovereenkomst niet kunnen nakomen. Van de Huurder of Verhuurder kan dat geval in beginsel geen nakoming of schadevergoeding worden verlangd.
13.2 Van een situatie als onder 13.1 bedoeld is sprake indien dwingende overheidsmaatregelen, natuurrampen, dringende invloed van buitenaf of evidente noodtoestand de nakoming verhinderen.
13.3 Indien een beroep op overmacht wordt gedaan, zullen partijen streven naar een mogelijkheid tot opschorting.
14. Slotbepalingen
14.1 In alle gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist het bestuur van de Stichting Instandhouding Sint Jacobskerk Vlissingen.
14.2 In geval van een geschil over de uitvoering van de Huurovereenkomst wordt in goed overleg tussen Huurder en Verhuurder naar een oplossing gezocht.