Privacyverklaring
Stichting Instandhouding St. Jacobskerk Vlissingen
Het Stichting Instandhouding Sint Jacobskerk Vlissingen heeft, op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, het navolgende beleid t.a.v. de persoonsgegevens vastgesteld.
1.Statuut van Stichting Instandhouding Sint Jacobskerk Vlissingen. Hierna te noemen: “de Stichting”.
De Stichting heeft als doel “het mede instandhouden van het historische kerkgebouw van de Sint Jacobskerk incl. kerkkantoor en het bevorderen van de belangstelling voor het monument o.a. als muziekkerk. Zij wordt hierin bijgestaan door een Evenementencommissie, die leiding geeft aan een groot aantal vrijwilligers.
De stichting tracht dit doel te bereiken door:
a. werven van fondsen en donaties
b. verhuren van het kerkgebouw voor evenementen
c. organiseren van evenementen
d. verkoop van artikelen die een relatie hebben met het kerkgebouw
e. het open stellen van het gebouw voor bezoekers
f. bevorderen van de belangstelling voor het gebouw en haar geschiedenis
g. bijdragen aan de betaling van onderhoud en reservering voor dat doel
h. alle andere wettige middelen die voor het doel bevorderlijk zijn.
De Stichting is gevestigd te Vlissingen. Inschrijvingsnummer KvK: 22057718
Voor het functioneren van de Stichting zijn gegevens van vrijwilligers, donateurs en abonnees nieuwsbrieven nodig.
2. De verzamelde gegevens.
2.1 vrijwilligersadministratie secretariaat:
- Naam, Dhr., Mevr.
- Adres
- Woonplaats
- Telefoon
- Mailadres
- foto
- Taakcategorie: bijv.: bestuurslid, Inrichter, deurwacht, draaiboekmaker, enz
2.2 Donateursgegevens t.b.v. donaties:
- Naam, adres etc. conform 2.1.
- Financiële gegevens t.b.v. donaties
2.3 administratie gegevens t.b.v. digitale nieuwsbrieven:
- e-mailadres
De gegevens ad 2.1 en 2.2 worden verzameld bij de opgave als vrijwilliger of donateur via het inschrijvingsformulier. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verzameld en bewaard.
De gegevens ad 2.3 worden verzameld om een nieuwsbrief te kunnen versturen.
3.Doel van de gegevensverzameling.
3.1 Activiteiten i.v.m. evenementen
{(roosters, nieuwsbrieven, mededelingen, mondelinge- en mailcontacten, deelname aan andere activiteiten en (bestuurs-) vergaderingen)}
3.2 Sociaal beheer: attenties bij ziekte, jubilea etc. en het “smoelenboek”, waarin foto, telefoon en mailadres zijn opgenomen. Elke vrijwilliger krijgt dit (digitale) boek, met als doel vergemakkelijken van sociaal contact.
3.3 Financieel beheer (betaling donaties 1 x per jaar)
3.4 Communicatie intern
3.5 Het versturen van informatie en promotie acties per mail
De verzamelde gegevens zijn nodig voor het goed functioneren van de Stichting, inroosteren van
vrijwilligers voor werkzaamheden t.b.v. evenementen en vergaderingen, het door de vrijwilligers kunnen deelnemen aan activiteiten en de sociale contacten tussen de vrijwilligers en het informeren van donateurs en abonnees nieuwsbrief.
4.Het beheer van de gegevens.
4.1 De vrijwilligers- administratie wordt beheerd door de secretaris van de Evenementencie.; voor het “smoelenboek” is een lid aangewezen, die het boek actueel houdt t.b.v. de secretaris van de Evenementencie.
4.2 De gegevens zijn opgeslagen op een computer bij de secretaris van de Evenementencie, beveiligd door een wachtwoord. De gegevens voor het “smoelenboek” zijn opgeslagen bij de aangewezen “boekbeheerder”.
4.3 De financiële gegevens worden beheerd door de penningmeester van het Algemeen Bestuur.
4.4 Ze zijn opgenomen in een bestand in een online boekhoudprogramma, beveiligd met een wachtwoord.
4.5 De evt. ingevulde inschrijvingsformulieren, met opgave van gegevens, worden in een map bewaard door de penningmeester van het algemeen bestuur.
4.6 De secretaris en penningmeester zorgen voor actualisatie en back-up van de gegevens.
4.7 De gegevens worden bewaard zo lang de betrokkene, vrijwilliger of donateur van de stichting is.
4.8 Abonnees van de nieuwsbrief kunnen zich onder aan iedere nieuwsbrief afmelden voor de nieuwsbrief.
5. De verspreiding van de gegevens.
5.1 De gegevens worden alleen gebruikt, indien nodig ten behoeve van het functioneren van de stichting.
5.2 De sociale gegevens (het “smoelenboek”) worden verspreid onder de vrijwilligers van de Evenementencie. Hiervoor geldt dat door het beschikbaar stellen van een foto men akkoord gaat dat die gebruikt wordt voor sociaal contact onder de vrijwilligers en voor niets anders. Het is niet de bedoeling dat foto’s worden uitgewisseld. Wie bezwaar heeft kan dit aangeven bij de beheerder.
5.3 Foto’s van evenementen worden incidenteel geplaatst op de website en eventueel op nieuwsbrieven, e.d.
5.4 De e-mailadressen van de abonnees op de nieuwsbrief worden alleen gebruikt voor de nieuwsbrief.
6. Inzage van de gegevens.
6.1 Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens.
6.2 De gegevens worden door de betrokkene zelf, door middel van het inschrijvingsformulier, aangeleverd aan het bestuur. Zij geven daarmede toestemming voor gebruik voor het functioneren van de stichting. Het inschrijvingsformulier kan zowel op papier of digitaal zijn.
6.3 Wijzigingen worden door betrokkenen zelf aangedragen aan het bestuur.
6.4 De betrokkenen kunnen te allen tijde op verzoek bij de secretaris inzage krijgen in hun gegevens.
6.5 Betrokkenen kunnen de toestemming voor het gebruik van de gegevens voor stichtingsdoelen intrekken bij het bestuur. Het bestuur besluit, na overleg met betrokkene, over de gevolgen van deze intrekking.
7.Datalek en meldingsprocedure.
7.1 Indien sprake is van een datalek wordt dat gemeld bij het bestuur van de Stichting. Die beoordeelt of melding wordt gemaakt aan de Autoriteit Persoonsgegevens. (http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl )
Indien degene wiens gegevens verloren zijn risico loopt, wordt hij of zij ingelicht. Als gegevens zijn kwijtgeraakt doordat ze onvoldoende beveiligd waren kan een boete opgelegd worden. Melding is niet verplicht als het onwaarschijnlijk is dat het datalek een risico inhoudt voor de vrijwilligers.
8.Procedure klachten.
8.1 Vrijwilligers en donateurs kunnen te allen tijde een klacht indienen bij het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur beslist over de klacht en rapporteert de klacht en de afhandeling aan het Algemeen bestuur.
8.2 Vrijwilligers en donateurs kunnen een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ den Haag.
9. Vaststelling.
Deze privacyverklaring is vastgesteld door het bestuur.
Datum:24 mei 2018
M.A .Jumelet-Volmer, voorzitter
M.P .van der Maden, penningmeester